Учет по нескольким организациям в 1С:Фреш

Варианты учета нескольких организаций в 1С:Фреш

В 1С:Фреш есть возможность вести учет нескольких организаций в одной базе или создать отдельную базу для каждой организации. Выбор зависит от того, насколько связаны между собой организации, используют ли они общие справочники и требуется ли разграничивать доступ к данным. Рассмотрим особенности каждого подхода, его преимущества и ограничения.

Вариант 1. Несколько организаций в одной базе

В этом варианте несколько ООО или ИП ведут учет в одной базе 1С:Фреш. Для каждой организации учет ведется отдельно, но общие справочные данные – например, контрагенты, товары, сотрудники и склады – могут использоваться совместно.

Кому подходит. Такой вариант подходит прежде всего для связанных между собой компаний. Например, организации принадлежат одному собственнику или группе собственников, ведут общую или связанную деятельность и работают с одними и теми же контрагентами, товарами и сотрудниками.

Плюсы. Все данные находятся в одной базе. Не нужно заново создавать одинаковых контрагентов, товары и другие справочники для каждой организации. В приложениях, которые поддерживают соответствующий функционал, также можно анализировать данные сразу по нескольким организациям. Это также удобно для управленческого учета: например, чтобы видеть общие показатели по нескольким организациям и сравнивать результаты их работы. При этом отчетность по каждой организации формируется отдельно.

Подводные камни. Права доступа нужно настроить так, чтобы сотрудники видели только те данные организаций, с которыми работают. Кроме того, если в будущем потребуется вынести одну организацию в отдельную базу или удалить, это может потребовать дополнительных действий: связанные данные не всегда получится просто перенести или удалить. Поэтому для полностью независимых компаний такой вариант подходит не всегда.

Вариант 2. Отдельная база для каждой организации

В этом варианте для каждого ООО или ИП создается собственная база в 1С:Фреш. Учет каждой из нескольких организаций ведется независимо от остальных, без общих справочников и данных в рамках одной базы.

Кому подходит. Отдельные базы подходят, когда организации фактически представляют собой самостоятельные бизнесы. Например, у них разные собственники, виды деятельности, сотрудники, контрагенты и бизнес-процессы, а данные одной компании не должны пересекаться с данными другой.

Плюсы. Четкое разделение учета: у каждой организации своя база, поэтому не нужно дополнительно настраивать доступ к данным нескольких компаний внутри одной базы. При необходимости данные конкретной организации также проще передать, сохранить или организовать работу с ними отдельно

Подводные камни. В каждой базе придется самостоятельно вести справочники. Если несколько организаций работают с одними и теми же контрагентами или товарами, их потребуется создавать и поддерживать в каждой базе отдельно. Кроме того, при увеличении количества баз нужно учитывать условия используемого тарифа 1С:Фреш и возможность подключения дополнительных баз.

Какой вариант выбрать?

Если новая организация связана с вашим действующим бизнесом, можно добавить ее в существующую базу. Например, вы уже ведете ООО в «1С:Бухгалтерии 8» в 1С:Фреш и открыли ИП для той же деятельности. Если организациям нужны общие контрагенты, номенклатура и другие справочные данные, вести учет по нескольким организациям в одной базе может быть удобнее. Если же новое ООО или ИП – отдельный бизнес, лучше рассмотреть отдельную базу.